Die Rechnungen entstehen aus den Buchungen: angemeldete Tage, Essen, Spontanzuschläge und allfällige Tarifreduktionen. Abgemeldete Tage innerhalb der Frist und Schliesstage werden nicht verrechnet.
Rechnungslauf
- Rechnungen → Periode wählen → Vorschau berechnen. Dafür braucht es eine IBAN in den Einstellungen.
- Die Vorschau zeigt jede Rechnung mit Betrag und PDF. Es ist noch nichts verschickt.
- Freigeben und versenden: Die Rechnungen bekommen Nummern und ein Fälligkeitsdatum und gehen als PDF mit QR-Zahlteil per Mail an die Eltern. Danach sehen Sie, wie viele versendet wurden und wie viele ohne E-Mail sind (diese bitte per Post). Stimmt etwas nicht, Verwerfen Sie den Lauf und starten neu.
Zahlungen
- Aus dem E-Banking: Laden Sie die camt.054-Datei unter Rechnungen → Zahlungen importieren hoch. Die Zuordnung läuft über die QR-Referenz, doppelt eingelesene Zahlungen werden erkannt. Was nicht passt, ordnen Sie von Hand zu.
- Von Hand: In der Rechnung Zahlung erfassen.
- Überzahlungen werden Guthaben und mit der nächsten Rechnung verrechnet.
Mahnungen
Unter Rechnungen → Mahnwesen stehen die überfälligen Rechnungen. Mit Mahnungen senden gehen sie verschickt raus. Mahnungen an Eltern laufen nicht automatisch, sondern immer erst auf Ihren Knopfdruck. Es gibt zwei Stufen; Gebühren und Fristen stellen Sie unter Einstellungen → Rechnung und Mahnwesen ein.
Stornieren
In der Rechnung Stornieren: Die Tage werden im nächsten Lauf wieder verrechnet, bereits Bezahltes wird Guthaben.