Zum Inhalt springen
Ufzack Betreuung – Startseite

Hilfe

Familien aus Excel oder CSV importieren

Bestehende Listen übernehmen – mit Vorschau, Probelauf und Rückgängig

Haben Sie Ihre Familien schon in einer Excel-Liste? Dann müssen Sie nichts abtippen. Der Import übernimmt Familien, Eltern und Kinder. Stehen in der Liste auch die Tage oder die Gruppe, entstehen gleich die Anmeldungen samt Buchungen.

So geht's

  1. Familien und Kinder → Aus Excel importieren.
  2. Datei wählen (.xlsx oder .csv, höchstens 5 MB) und Hochladen und prüfen.
  3. Spalten zuordnen: Für jede Spalte sehen Sie Beispiele und einen Vorschlag. Stimmt ein Vorschlag nicht, wählen Sie das richtige Feld. Die Kopfzeile wird auch erkannt, wenn darüber noch ein Titel steht.
  4. Anmeldungen (freiwillig): Wählen Sie das Angebot, wenn die Tabelle Tage oder Gruppen enthält.
  5. Vorschau lesen: Jede Zeile zeigt, was übernommen wird. Rot heisst Fehler (die Zeile wird übersprungen), gelb heisst Hinweis.
  6. Probelauf: zeigt, wie viele Familien, Kinder und Anmeldungen entstehen würden – gespeichert wird nichts.
  7. Importieren.

Prüfseite des Imports: Spalten mit Beispielen und Vorschlag, Vorschau mit Hinweisen pro Zeile

Was der Import versteht

  • Datumsangaben als Text («1.8.2019», «01.08.19», «1. August 2019») und Excel-Datumszellen
  • beide Eltern in einer Zelle («Anna und Peter Muster», «Muster Anna, Keller Peter»)
  • zwei Mailadressen in einer Zelle
  • Doppelnamen («Muster-Keller», «von Gunten»)
  • Geschwister, bei denen die Familie nur in der ersten Zeile steht oder in einer verbundenen Zelle
  • leere Zeilen, Titel- und Summenzeilen
  • Tage als «Mo, Di», «Montag + Mittwoch», «Mo-Mi», «täglich» oder als Spalten Mo–Fr mit «x»
  • Allergien als Freitext

Was er umgedeutet hat, steht als Hinweis bei der Zeile, zum Beispiel «Jahr zweistellig: 03.02.20 als 03.02.2020 gelesen».

Dubletten

Gibt es ein Kind schon (gleicher Vorname, Nachname und Geburtsdatum), wird es zusammengeführt statt doppelt angelegt. Leere Angaben werden ergänzt, Allergien und Bemerkungen angehängt. Dasselbe gilt für Familien mit derselben Mailadresse eines Elternteils. Wollen Sie trotzdem einen neuen Eintrag, kreuzen Sie bei der Zeile Nicht zusammenführen, sondern neu anlegen an.

Rückgängig machen

Jeder Import lässt sich als Ganzes zurücknehmen: unter Familien und Kinder → Aus Excel importieren → (Import) → Import rückgängig machen. Entfernt wird alles, was dieser Import neu angelegt hat, auch die Anmeldungen samt Buchungen. Gibt es für importierte Familien schon Rechnungen, geht das nicht mehr. Passen Sie dann einzelne Einträge von Hand an.

Datenschutz

Die Datei selbst wird nicht gespeichert. Ihr Inhalt bleibt bis zum Import bzw. Verwerfen in der Datenbank und wird danach gelöscht.

Tipp: Mit der Vorlage herunterladen (Excel) sehen Sie, welche Spalten am sichersten erkannt werden.