Ein Mittagstisch wirkt von aussen einfach: Kinder kommen, essen, spielen und gehen zurück in die Schule. Wer ihn leitet, weiss, wie viel dahinter steckt. Dieser Artikel ordnet die vier Bereiche, die fast jeden Mittagstisch beschäftigen: Anmeldung, Essen, Personal und Abrechnung.
Wer ist zuständig, und was gibt der Kanton vor?
Bevor Sie Abläufe festlegen, lohnt sich ein Blick auf den Rahmen. In vielen Kantonen ist die schulergänzende Betreuung eine Aufgabe der Gemeinde, auch wenn ein Verein oder eine Privatperson den Mittagstisch führt.
- Aargau: Die Gemeinden müssen den Zugang zu einem bedarfsgerechten Angebot an familienergänzender Betreuung bis zum Abschluss der Primarschule sicherstellen. Die Elternbeiträge sind höchstens kostendeckend (Kinderbetreuungsgesetz, § 2 und § 4).
- Zürich: Die Gemeinden müssen Tagesstrukturen bereitstellen. Die Mittagsbetreuung ist laut Volksschulamt in der Regel kostenpflichtig, die Tarife legt die Gemeinde fest.
- Luzern: Die Tagesstrukturen sind Teil der Volksschule. Für das Mittagessen darf von allen Kindern der gleiche Beitrag verlangt werden, die Betreuung danach wird einkommensabhängig verrechnet.
- Zug: Die Gemeinden stellen ein bedarfsgerechtes Angebot an schulergänzender Betreuung ab dem freiwilligen Kindergarten sicher. Sie haben dafür bis zum Schuljahr 2030/31 Zeit (Schulgesetz, § 43 und Übergangsbestimmung).
Führen Sie den Mittagstisch im Auftrag einer Gemeinde, klären Sie früh, welche Vorgaben aus einer Leistungsvereinbarung oder einem Reglement für Sie gelten.
Anmeldung: Was gehört ins Formular?
Eine gute Anmeldung erspart Ihnen später viele Rückfragen. Fragen Sie nur ab, was Sie wirklich brauchen, aber das vollständig:
- Name und Geburtsdatum des Kindes, Klasse oder Kindergarten
- Erziehungsberechtigte mit Telefonnummern, die über Mittag erreichbar sind
- eine zusätzliche Notfallperson
- gebuchte Wochentage und Startdatum
- Allergien, Unverträglichkeiten und Ernährungsweise
- Heimweg: Geht das Kind allein zurück in die Schule oder nach Hause, wird es abgeholt?
- Rechnungsadresse und, falls Sie Tarife nach Einkommen haben, die nötigen Angaben dazu
Ein kostenloses Muster-Anmeldeformular für Mittagstisch und Tagesstruktur finden Sie bei unseren Vorlagen.
Legen Sie im selben Zug fest, bis wann sich Eltern für einzelne Tage ab- oder anmelden können. Ohne klare Frist kocht die Küche entweder zu viel oder zu wenig. Wie Sie solche Fristen fair formulieren, lesen Sie im Artikel Abmeldefristen sinnvoll regeln.
Essen: selbst kochen, liefern lassen oder auswärts essen?
Grundsätzlich gibt es drei Modelle: Sie kochen selbst, Sie lassen das Essen von einem Caterer oder einer Heimküche liefern, oder die Kinder essen in einem Restaurant mit eigenem Raum. Jedes Modell hat Folgen für Räume, Personal und Kosten.
Melden Sie den Mittagstisch bei der Lebensmittelkontrolle. Der Kanton Aargau hält fest, dass für alle Lebensmittelbetriebe eine Meldepflicht nach Artikel 20 der Lebensmittel- und Gebrauchsgegenständeverordnung besteht. Der Kanton Zürich schreibt, dass meldepflichtig ist, wer Lebensmittel herstellt, verarbeitet, lagert oder abgibt. Die Luzerner Dienststelle Volksschulbildung nennt ausdrücklich eine Meldepflicht für Mittagstische bei der kantonalen Lebensmittelkontrolle. Fragen Sie bei Ihrem kantonalen Lebensmittelinspektorat nach, was in Ihrem Fall gilt, auch wenn Sie das Essen nur warm halten und verteilen.
Planen Sie die tägliche Essensliste. Die Küche braucht jeden Morgen zu einer fixen Zeit die Zahl der Kinder und die Sonderkost. Halten Sie fest, wer diese Liste erstellt und weitergibt, und wer einspringt, wenn diese Person fehlt.
Nehmen Sie Allergien ernst. Halten Sie Allergien schriftlich fest, informieren Sie alle, die das Essen ausgeben, und klären Sie mit den Eltern, was im Notfall zu tun ist. Ausführlich dazu: Allergien und Unverträglichkeiten sicher handhaben.
Personal: Wie viele Leute brauchen Sie?
Wie viele Betreuungspersonen nötig sind, hängt von Kanton, Alter der Kinder und Grösse der Gruppe ab. Der Kanton Zürich unterscheidet verschiedene Vorgaben: Für reine Mittagstische der Kindergarten- und Primarstufe gelten die Vorgaben A. Sie verlangen unter anderem, dass das Betreuungspersonal die Obhut und Sicherheit der Kinder gewährleistet und die Betreuung altersgerecht ist. Für grössere Angebote (Vorgaben B) gilt: In jeder Gruppe ist mindestens eine ausgebildete Betreuungsperson anwesend, und sind mehr als elf Plätze belegt, braucht es eine zweite Betreuungsperson. Kleinere Angebote können sich laut Volksschulamt daran orientieren.
Auch wenn Ihr Kanton keine Zahl vorschreibt, gilt: Planen Sie so, dass eine Person bei einem Notfall mit einem Kind weggehen kann, ohne dass die übrigen Kinder unbeaufsichtigt sind.
Strafregisterauszug einholen. Das Zürcher Volksschulamt empfiehlt allen Tagesstrukturen, vor der Anstellung und danach in regelmässigen Abständen einen aktuellen Strafregisterauszug zu verlangen. Für berufliche oder organisierte ausserberufliche Tätigkeiten mit Minderjährigen gibt es den Sonderprivatauszug. Ihn bestellt die Mitarbeiterin oder der Mitarbeiter selbst, nachdem Sie als Arbeitgeberin, Organisation oder Verein die Tätigkeit online bestätigt haben.
Stellvertretungen regeln. Ein Mittagstisch steht und fällt mit verlässlichen Leuten. Führen Sie eine kurze Liste mit Personen, die kurzfristig einspringen können, und weisen Sie diese einmal pro Jahr ein.
Notfallplan aufhängen. Die Luzerner Umsetzungshilfe verlangt einen Plan über die Vorkehrungen in einem Notfall. Das ist für jeden Mittagstisch sinnvoll: Wer ruft wen an, wo liegen die Notfallnummern der Eltern, wo ist die Apotheke?
Abrechnung: Wie bleibt es übersichtlich?
Eltern akzeptieren Rechnungen eher, wenn sie sie nachrechnen können. Bewährt hat sich, Essen und Betreuung getrennt auszuweisen. So bleibt sichtbar, was die Verpflegung kostet und was die Betreuung.
Beispiel mit erfundenen Werten: Ein Kind ist an drei Tagen pro Woche angemeldet. Der Mittagstisch verrechnet CHF 9.00 für das Essen und CHF 7.50 für die Betreuung. Im Oktober finden zwölf Mittage statt. Die Rechnung lautet: 12 × CHF 9.00 = CHF 108.00 für das Essen und 12 × CHF 7.50 = CHF 90.00 für die Betreuung, total CHF 198.00.
Legen Sie im Reglement fest:
- ob Sie monatlich, quartalsweise oder pro Semester abrechnen
- welche Abwesenheiten Sie gutschreiben und welche nicht
- was gilt, wenn die Schule den Mittag ausfallen lässt, etwa wegen einer Schulreise
- bis wann die Rechnung bezahlt sein muss und wie Sie mahnen
Rechnen Sie regelmässig nach, ob die Elternbeiträge, allfällige Gemeindebeiträge und Ihre Kosten zusammenpassen. Wer erst Ende Jahr merkt, dass das Essen teurer geworden ist, hat ein Problem. Mehr über die Abläufe für Mittagstische lesen Sie auf unserer Seite für Mittagstische.
Checkliste für den Start
- Zuständigkeit und Vorgaben mit der Gemeinde geklärt
- Meldung bei der kantonalen Lebensmittelkontrolle abgeklärt
- Anmeldeformular mit Allergien, Notfallnummern und Heimweg bereit
- Frist für Ab- und Anmeldungen festgelegt und kommuniziert
- tägliche Essensliste mit Zuständigkeit organisiert
- Betreuungsschlüssel und Stellvertretungen geplant
- Strafregisterauszüge eingeholt
- Notfallplan sichtbar aufgehängt
- Tarife, Abrechnungsrhythmus und Gutschriften im Reglement geregelt
Quellen
- Gesetz über die familienergänzende Kinderbetreuung (KiBeG), SAR 815.300 – Kanton Aargau
- Tagesstrukturen – Volksschulamt Kanton Zürich
- Mittagsbetreuung – Volksschulamt Kanton Zürich
- Vorgaben A – Volksschulamt Kanton Zürich
- Vorgaben B – Volksschulamt Kanton Zürich
- Schul- und familienergänzende Tagesstrukturen: Ergänzung zur Umsetzungshilfe – Dienststelle Volksschulbildung Kanton Luzern
- Schulgesetz, BGS 412.11 – Kanton Zug
- Melde- und Bewilligungspflicht für Lebensmittelbetriebe – Kanton Aargau
- Lebensmittelbetriebe melden – Kanton Zürich
- Sonderprivatauszug: Bestätigung der Arbeitgeberin / des Arbeitgebers – Bundesamt für Justiz
Dieser Artikel gibt einen allgemeinen Überblick und ersetzt keine Rechtsberatung. Vorgaben von Kanton und Gemeinde gehen vor.