Schuljahreswechsel in der Betreuung gut vorbereiten

Der erste Schultag im August kommt jedes Jahr, und mit ihm neue Kinder, neue Stundenpläne und manchmal neue Tarife. Wer erst im Juli mit der Planung beginnt, gerät leicht unter Druck. Dieser Artikel zeigt, was Sie in welcher Reihenfolge erledigen, damit der Wechsel ins neue Schuljahr ruhig gelingt.

Rückwärts planen

Beginnen Sie mit dem ersten Betreuungstag und rechnen Sie zurück. Ein möglicher Ablauf, den Sie an Ihre Verhältnisse anpassen:

Januar bis März: Bedarf klären, Wiederanmeldung starten, Tarife und Reglement überprüfen
April und Mai: Anmeldungen auswerten, Plätze zusagen, Personalbedarf planen, Änderungen am Reglement beschliessen lassen
Juni: Einsatzplan erstellen, Ferien- und Jahreskalender festlegen, Elternbrief vorbereiten
Juli: altes Jahr abschliessen
August: Start mit Einführung neuer Kinder und Mitarbeitender

Wenn Sie im Auftrag einer Gemeinde arbeiten, stimmen Sie die Termine mit ihr ab. Im Kanton Luzern etwa erheben die Gemeinden den Bedarf an Tagesstrukturen einmal pro Jahr. Im Kanton Zürich empfiehlt das Volksschulamt, den Bedarf für das nächste Schuljahr frühzeitig zu erheben, um Wartelisten zu vermeiden.

Wiederanmeldung: mehr als ein Häkchen

Auch Familien, die bleiben, sollten ihre Anmeldung jedes Jahr bestätigen. Nutzen Sie die Gelegenheit, alle wichtigen Angaben zu aktualisieren:

gewünschte Tage und Module
Telefonnummern, Adressen und abholberechtigte Personen
Allergien, Unverträglichkeiten und Medikamente
Fotoeinwilligung
bei einkommensabhängigen Tarifen: aktuelle Einkommensnachweise

Setzen Sie eine klare Frist und sagen Sie, was passiert, wenn sie verstreicht. Ob ein Platz automatisch weiterläuft oder neu beantragt werden muss, sollte im Reglement stehen. Hinweise zur Formulierung finden Sie im Artikel Abmeldefristen sinnvoll regeln. Für Zürcher Tagesstrukturen hält das Volksschulamt fest, dass eine Anmeldung für ein Schuljahr verlangt werden kann, eine Kündigung aber jeweils auf Ende Semester möglich sein muss.

Stundenpläne stehen oft erst spät fest. Erlauben Sie deshalb eine provisorische Anmeldung und eine kurze Frist für Anpassungen, sobald die Familien den Stundenplan kennen. Melden Sie danach jeder Familie schriftlich zurück, welche Tage und Module definitiv gebucht sind. So gibt es im August keine Überraschungen, weder für die Eltern noch für Ihr Team.

Tarife und Reglement überprüfen

Der Schuljahreswechsel ist der natürliche Zeitpunkt für Tarifanpassungen. Prüfen Sie:

Kosten: Haben sich Löhne, Lebensmittelpreise, Miete oder Lieferantenpreise verändert?
Auslastung: Welche Tage oder Module sind voll, welche kaum belegt?
Einkommensstufen: Stimmen Grenzen und Reduktionen noch? Mehr dazu im Artikel Tarife nach Einkommen berechnen.
Regeln: Gab es im vergangenen Jahr wiederkehrende Streitfragen, etwa bei Abmeldungen oder Krankheit? Dann gehört die Lösung ins Reglement.

Klären Sie früh, wer Änderungen beschliessen muss, ob Vorstand, Mitgliederversammlung oder Gemeinderat, und planen Sie die Termine entsprechend. Kündigen Sie neue Tarife mit genügend Vorlauf an, damit Familien vor der Wiederanmeldung wissen, was sie erwartet.

Ferienplan und Jahreskalender

Ihr Kalender richtet sich nach dem der Schule, und der kann sich von Gemeinde zu Gemeinde unterscheiden. Im Kanton Zürich bestimmen die Volksschulen ihre Ferien und schulfreien Tage selbst; verbindlich sind nur der Schulbeginn und die Weihnachtsferien. Im Kanton Luzern veröffentlicht die Dienststelle Volksschulbildung einen Ferienplan der Gemeinden, der Unterschiede zwischen den Gemeinden zeigt.

Besorgen Sie sich deshalb früh den Ferienplan jeder Schule, deren Kinder Sie betreuen, und halten Sie fest:

Schulferien und ob Sie in dieser Zeit Ferienbetreuung anbieten
Feiertage und Brückentage
schulfreie Tage wegen Weiterbildung oder Anlässen der Schule
Tage, an denen Ihr Angebot aus eigenen Gründen geschlossen ist, etwa für eine Teamweiterbildung

Verteilen Sie den Kalender mit dem ersten Elternbrief und hängen Sie ihn im Betrieb auf.

Personal und Gruppen

Sobald die Anmeldungen vorliegen, wissen Sie, wie viele Kinder an welchen Tagen kommen. Daraus ergeben sich Gruppen, Einsatzplan und Personalbedarf. Denken Sie an:

Verträge und Pensen für das neue Jahr
Stellvertretungen für Krankheit und Ferien
Einführung neuer Mitarbeitender, inklusive Allergieliste und Notfallablauf
Ablaufdaten von Notfallmedikamenten und Erste-Hilfe-Material

Das alte Jahr sauber abschliessen

Bevor das neue Jahr beginnt, sollte das alte erledigt sein:

Finanzen: offene Rechnungen mahnen, Guthaben zurückzahlen, Belege vollständig ablegen
Abrechnung: Belegungszahlen und Elternbeiträge für die Gemeinde oder den Vorstand zusammenstellen, solange alles noch präsent ist
Daten: Personendaten müssen gelöscht oder anonymisiert werden, wenn sie für den Zweck nicht mehr nötig sind, ausser es besteht eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht. Der EDÖB nennt für Vereine als Beispiel die zehnjährige Aufbewahrungspflicht für Jahresrechnungen und Buchungsbelege. Gesundheitsangaben ausgetretener Kinder brauchen Sie dagegen nicht mehr. Mehr dazu im Artikel Datenschutz bei Kinderdaten.
Rückblick: Was lief gut, was nicht? Ein kurzes Teamgespräch und, wenn möglich, Rückmeldungen von Eltern liefern Ideen für das neue Jahr.
Material: Inventar prüfen, Defektes ersetzen, Bastelmaterial und Spiele ergänzen

Ein guter Start

Der erste Eindruck zählt. Ein Elternbrief vor dem Start beantwortet die wichtigsten Fragen: Zeiten, Kontakt, Abmeldung bei Krankheit, Kalender, was mitzubringen ist. Ein Muster finden Sie unter Vorlagen.

Planen Sie für die ersten Wochen etwas mehr Personal oder Zeit ein. Neue Kinder, besonders aus dem Kindergarten, brauchen Orientierung, und auch die Abläufe mit Schule, Küche und Eltern spielen sich erst ein.

Checkliste

Zeitplan rückwärts vom ersten Betreuungstag erstellt
Wiederanmeldung mit Frist und Aktualisierung aller Angaben
Tarife und Reglement geprüft, Änderungen rechtzeitig beschlossen und angekündigt
Ferienpläne aller betroffenen Schulen eingeholt, eigener Kalender verteilt
Einsatzplan, Stellvertretungen und Einführung neuer Mitarbeitender geregelt
Rechnungen, Abrechnung und Belege abgeschlossen
nicht mehr benötigte Daten gelöscht
Elternbrief zum Start verschickt

Quellen

Dieser Artikel gibt einen allgemeinen Überblick und ersetzt keine Rechtsberatung. Vorgaben von Kanton und Gemeinde gehen vor.